采购前如何完整规划字幕服务预算

软件报价只是一个价格，不是整项服务的预算。字幕真正到达观众之前，需要有人准备和审核文字、以排练确认整套安排、说明如何使用、在演出中操作、处理故障，并长期维护。比较不同工具时，如果没有把这些责任计入成本，内容最不完整的方案反而会显得最便宜。

经费不足不会让工作消失，只会把它转嫁给员工的无偿加班、一位独自承担压力的无障碍倡导者、被要求额外兼任的艺术工作者，或被迫自行摸索服务的观众。一份可信的预算应清楚呈现这些隐性负担最终落在谁身上；机构若无法妥善投入所需资源，就应调整服务范围。

一次性准备费用、每项制作的费用、持续运营费用和应急经费应分开计算。每个数字都要注明所依据的制作数量、语言、场地、字幕提供方式、人员安排、授权、资料保存及停止使用的处理方式，以及无障碍服务内容。没有这些前提，单一总价无法支持公平的采购决定。

围绕完整服务编列预算

• 内容与授权：整理原始文本、划分字幕段落和提示点、翻译、撰写同语种无障碍字幕、取得所需许可、完成审核并管理版本。
• 无障碍与语言审核：在接近真实使用的条件下检查可读性、安排专业审核、听取观众使用意见，并根据发现修正。
• 人员：正式排入并计酬的工作时间、培训、交接、演出现场操作、轮替和替补、项目统筹、前厅协助及技术支持。
• 排练：临时修改、真实座位和视线、公开使用说明、可能发生的故障、人员交接，并确认团队能够恢复服务。
• 观众接触和使用服务的各个环节：准确的演出介绍、现场标识、二维码或链接入口、语言选择、确实可用的替代办法和投诉处理。
• 场地条件：投影、显示设备、网络、由场地提供的观众设备、电力、安装固定、运输和场次转换。
• 采购与资料责任：采购程序、合同、隐私审核、仅收集必要资料、保存期限、导出、删除、停止使用时的资料处理，以及故障记录。
• 应急与修正：替换人员或设备、改用其他提供方式、紧急修订内容、通知观众，以及修正后的再次排练。

不要把无障碍列为可有可无的附加费用

如果对外公布的服务包含无障碍承诺，基础预算就必须涵盖兑现承诺所需的工作。不能一面宣传服务具有无障碍功能，一面把审核、观众信息、确实可用的替代办法和故障恢复留作以后才考虑的选配项目。

邀请残障人士、聋人及听障人士、多语言观众或其他预期使用者投入时间和亲身经验时，应说明意见会如何使用，取得知情同意，并确保参与完全出于自愿。只收集确有需要的资料，并为投入的时间和经验支付公平报酬。不得以参与或一般观众协助为由要求诊断内容或残障证明；参与者的意见也不能免费取代专业审核，或代替制作团队本来就应完成的排练。

预算可以合理限制语言、场次、设备或场地数量，却不能对外承诺更大范围，再暗中依靠无偿劳动、未向观众说明的变通办法，或从未获得经费也没有排练过的备用方式。

分开计算初次准备、持续运营、扩大服务和故障成本

试点不一定便宜。它即使只服务少数场次，也可能承担大部分初次准备费用。应清楚记录哪些成本确实省去、哪些只是延后，以及哪些在扩大服务前会再次发生；否则，试点预算会低估长期稳定运营所需的费用。

• 初次准备：设计服务、制作首批内容、完成设置和培训、准备公开说明，并按预定条件进行排练。
• 持续运营：每项制作所需的编辑、审核、排练、人员、观众协助、维护、授权和记录。
• 扩大服务：新增语言、场次、场地、字幕提供方式、设备、观众协助需求和替补保障。
• 故障与恢复：更换人员或设备、说明服务变化、检视故障、完成修正并重新确认成效。

采购前比较完整的运营前提

• 报价包含、排除或限制哪些内容，哪些项目按用量收费，哪些还需要另向其他服务单位购买。
• 内容准备、审核、排练、现场操作、观众协助和故障恢复，需要多少有薪工时及哪些专业人员。
• 哪些场地设备、观众设备、网络连接、资料储存、导出、删除，以及停止使用后的资料移交仍由机构负责。
• 语言、同时使用人数、场次、场地、操作人员、储存量或服务时数增加后，费用如何变化。
• 方案包含多快、何种形式的协助；若演出中无法及时获得外部帮助，场地方必须自行恢复哪些部分。
• 哪些前提已经在预定使用条件下实际验证，哪些只根据销售演示作出推测。

签约前设定必须有经费保障的条件

应明确由谁统筹字幕服务、谁掌握预算、哪些专业人员负责审核，以及谁有权缩小范围或停止采购。最低条件应包括：内容已获批准，主要人员和替补均已培训，完成接近实际演出条件的排练，对外说明准确，备用办法确实可用，修正重大问题已有经费，以及服务无法持续时能够取回所需资料、完成移交并删除应删除的资料。

如果机构无法负担其中任何一项，就应修改对观众的公开承诺，或把实施分成真正负担得起的阶段。采购不能让团队被迫承担一项公开服务，却刻意把维持它所需的运营费用排除在采购论证之外。

SurtitleLive 能够承担和不能承担的部分

SurtitleLive 可以协助管理准备好的字幕内容和不同语言版本、进行审核与投影，让观众通过浏览器阅读并选择语言，以及在演出中推进字幕。它不会估算场地的人力、设备、语言、无障碍、授权、观众设备、电力、网络或协助成本；不会批准内容；不提供工作人员或场地设施；不认证无障碍、用工、隐私或采购是否合规；不保证节省费用或带来投资回报；也不会替机构决定应购买什么或对观众承诺什么。预算仍须依据本地实际情况，并由有权调整预算和服务范围的人负责。

相关采购与规划指南

可通过字幕试点还是全面实施？检验对观众的承诺，而不只是软件安排实施次序；参考剧场、艺术节或歌剧机构的字幕服务，应该由谁牵头？明确预算与决策权限；利用导入字幕服务需要多少培训？重点是故障恢复、观众支持与工作交接为人员能力和交接编列费用；并依照现场演出的字幕备份与故障应对：守住对观众的承诺计算备用与恢复安排的成本。