Cómo calcular el presupuesto de un servicio de subtítulos antes de contratarlo

El precio de una licencia es un precio, no el presupuesto de un servicio. Los subtítulos solo llegan al público después de que varias personas preparen y revisen el texto, ensayen la prestación, expliquen cómo utilizarla, la operen durante la función, resuelvan incidencias y mantengan el trabajo con el paso del tiempo. Comparar herramientas sin poner precio a esas responsabilidades hace que la propuesta menos completa parezca artificialmente barata.

La falta de financiación no elimina el trabajo: lo desplaza a horas extra no pagadas del personal, a una sola persona que defiende el acceso, a artistas obligados a asumir más tareas o al público, que debe improvisar ante un servicio sin apoyo. Un presupuesto creíble muestra sobre quién acabaría recayendo ese trabajo y reduce el alcance cuando la organización no puede aportar los recursos necesarios.

Separa los costes de la primera puesta en marcha, los de cada producción, los recurrentes del programa y la reserva para incidencias. Indica qué volumen de producciones, idiomas, recintos, formas de acceso, dotación, derechos, conservación de datos, salida del servicio y compromisos de acceso sustentan cada cifra. Un total sin supuestos claros no permite tomar una decisión de compra justa.

Construye el presupuesto en torno al servicio completo

• Contenido y derechos: preparación de la fuente, división del texto para su avance en directo, traducción, subtitulado accesible en el idioma de la función, permisos, aprobaciones y control de versiones.
• Revisión de acceso y lengua: legibilidad en condiciones reales, revisión especializada, resultados de las pruebas con el público y correcciones posteriores.
• Personas: tiempo remunerado y protegido, formación, relevos, operación en directo, sustituciones, responsabilidad general, atención en sala y ayuda técnica.
• Ensayos: cambios tardíos, asientos y líneas de visión reales, instrucciones al público, fallos probables, relevos y capacidad demostrada para restablecer el servicio.
• Recorrido del público: información exacta, señalización, acceso mediante QR o enlace, elección de idioma, alternativas que el personal pueda atender y gestión de reclamaciones.
• Necesidades del recinto: proyección, pantallas, red, dispositivos para el público cuando se proporcionen, alimentación eléctrica, montaje, transporte y cambios entre funciones.
• Contratos y datos: compra, contratos, revisión de privacidad, recogida mínima, plazos de conservación, exportación, eliminación, salida del servicio y registro de incidencias.
• Reserva y correcciones: sustitución de personal o equipos, vías alternativas, corrección urgente del contenido, comunicación y otro ensayo.

No trates la accesibilidad como un añadido opcional

Si el compromiso público incluye accesibilidad, el presupuesto básico debe cubrir el trabajo necesario para hacerlo creíble. La revisión, la información al público, las alternativas que el personal pueda sostener y el restablecimiento del servicio no pueden aplazarse como mejoras opcionales mientras se anuncia una prestación accesible.

Cuando personas con discapacidad, personas sordas o con pérdida auditiva, integrantes de públicos multilingües u otras personas que previsiblemente utilizarán el servicio aporten tiempo o conocimientos nacidos de su experiencia, explica cómo se emplearán sus contribuciones, obtén su consentimiento informado, garantiza que la participación sea voluntaria, recopila solo la información necesaria y presupuesta una remuneración justa. No exijas un diagnóstico ni una acreditación de discapacidad para participar o recibir la atención habitual al público. Su participación no sustituye gratuitamente la revisión especializada ni los ensayos que corresponden al equipo de producción.

Un presupuesto puede limitar legítimamente los idiomas, las funciones, los dispositivos o los recintos. Lo que no puede hacer es prometer un servicio más amplio y depender en silencio de trabajo no remunerado, soluciones improvisadas por el público o una alternativa que nunca recibió fondos ni se ensayó.

Separa los costes de apertura, uso habitual, ampliación e incidencias

Una prueba piloto no es barata por definición. Puede asumir la mayor parte de los costes iniciales y, aun así, servir para pocas funciones. Deja constancia de qué costes se evitan de verdad, cuáles solo se posponen y cuáles habrá que repetir antes de ampliar el servicio; de lo contrario, la prueba puede ocultar el presupuesto necesario para el funcionamiento habitual.

• Primera puesta en marcha: diseño del servicio, contenido inicial, preparación técnica, formación, información pública y ensayos en las condiciones previstas.
• Funcionamiento habitual: edición, revisión, ensayos, personal, asistencia, mantenimiento, derechos y registro de cada producción.
• Ampliación: más idiomas, funciones, recintos, formas de acceso, dispositivos, demanda de asistencia y cobertura de sustituciones.
• Incidencias y restablecimiento: sustitución de personal o equipos, información sobre el servicio, análisis de lo ocurrido, correcciones y nuevas pruebas.

Compara todos los supuestos de funcionamiento antes de contratar

• Qué incluye, excluye o limita el precio ofrecido, qué se cobra según el uso y qué exige contratar a otro proveedor.
• Cuántas horas remuneradas y qué especialistas requieren la preparación, la revisión, los ensayos, la operación, la atención al público y el restablecimiento del servicio.
• Qué equipos del recinto, dispositivos para el público, conexión, almacenamiento, exportación, eliminación y condiciones de salida siguen siendo responsabilidad local.
• Cómo cambian los costes según los idiomas, las personas conectadas a la vez, las funciones, los recintos, las personas encargadas de manejar el servicio, el almacenamiento o las horas de servicio.
• Qué respuesta de asistencia incluye el contrato y qué deberá resolver la organización sin ayuda del proveedor durante una función.
• Qué supuestos se han demostrado en las condiciones previstas de uso, en lugar de deducirse de una demostración comercial.

Fija antes de firmar qué condiciones deben estar financiadas

Indica quién responde de poner en marcha el servicio, quién controla el presupuesto, quién da las aprobaciones especializadas y quién puede limitar o detener la compra. Como mínimo, deben contar con fondos el contenido aprobado, la formación del personal principal y de relevo, los ensayos en condiciones reales, unas instrucciones públicas veraces, una alternativa utilizable, la corrección de problemas importantes y un plan de salida viable si el servicio no puede mantenerse.

Si la organización no puede financiar alguna de esas condiciones, revisa el compromiso con el público o introduce el servicio por etapas. Un contrato no debe encerrar al equipo en una promesa pública cuyo coste de funcionamiento se dejó deliberadamente fuera del presupuesto.

Qué función cumple SurtitleLive

SurtitleLive permite trabajar con contenido preparado, versiones lingüísticas, revisión, proyección, lectura en el navegador del público, selección de idioma y avance de los subtítulos en directo. No calcula los costes locales de personal, equipos, lenguas, accesibilidad, derechos, dispositivos, alimentación eléctrica, red o asistencia; no aprueba contenido; no proporciona personal ni infraestructura del recinto; no certifica el cumplimiento de las normas de accesibilidad, laborales, de privacidad o de contratación; no garantiza ahorros ni rentabilidad; y no decide qué debe comprar o prometer una organización. Siguen siendo imprescindibles las pruebas locales y una persona claramente responsable del presupuesto.

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Ordena el trabajo con ¿Prueba piloto o puesta en marcha completa de los subtítulos?. Define quién puede decidir sobre el presupuesto con ¿Quién debe responsabilizarse de poner en marcha los subtítulos?. Financia las competencias y los relevos con ¿Cuánta formación hace falta para poner en marcha un servicio de subtítulos?. Calcula el coste del plan para restablecer el servicio con Cómo preparar el respaldo y la contingencia de los subtítulos.