採購前，如何完整編列字幕服務預算

軟體報價只是一個價格，不是整項服務的預算。字幕真正送到觀眾眼前之前，需要有人準備和審閱文字、以排練確認整套安排、說明如何使用、在演出中操作、處理故障，並長期維護。比較不同工具時，如果沒有把這些責任計入成本，內容最不完整的方案反而會顯得最便宜。

經費不足不會讓工作消失，只會把它轉嫁給工作人員的無償加班、一位獨自承受壓力的無障礙倡議者、被要求額外兼任的藝術工作者，或被迫自行摸索服務的觀眾。一份可信的預算應清楚呈現這些隱性負擔最終落在誰身上；主辦單位若無法妥善投入所需資源，就應調整服務範圍。

一次性準備費用、每檔製作的費用、持續營運費用與應變經費應分開計算。每個數字都要註明所依據的製作數量、語言、場地、字幕提供方式、人力安排、授權、資料保存與停止使用時的處理方式，以及無障礙服務內容。沒有這些前提，單一總價無法支持公平的採購決定。

圍繞完整服務編列預算

• 內容與授權：整理原始文本、劃分字幕段落與提示點、翻譯、撰寫同語言無障礙字幕、取得所需許可、完成審閱並管理版本。
• 無障礙與語言審閱：在接近真實使用的條件下檢查易讀性、安排專業審閱、聽取觀眾使用意見，並依據發現修正。
• 人力：正式排入並給薪的工作時間、訓練、交接、演出現場操作、輪班與替補、專案統籌、前台協助及技術支援。
• 排練：臨時修改、真實座位與視線、公開使用說明、可能發生的故障、人員交接，並確認團隊能夠恢復服務。
• 觀眾接觸與使用服務的各個環節：準確的演出介紹、現場標示、QR Code 或連結入口、語言選擇、確實可用的替代方式與申訴處理。
• 場地條件：投影、顯示設備、網路、由場地提供的觀眾裝置、電力、安裝固定、運輸與場次轉換。
• 採購與資料責任：採購程序、合約、隱私審閱、只蒐集必要資料、保存期限、匯出、刪除、停止使用時的資料處理，以及故障紀錄。
• 應變與修正：替換人員或設備、改用其他提供方式、緊急修訂內容、通知觀眾，以及修正後的再次排練。

不要把無障礙列為可有可無的附加費用

如果對外公布的服務包含無障礙承諾，基本預算就必須涵蓋兌現承諾所需的工作。不能一面宣傳服務具有無障礙功能，一面把審閱、觀眾資訊、確實可用的替代方式與故障復原留作日後才考慮的選配項目。

邀請身心障礙者、聾人與重聽者、多語言觀眾或其他預期使用者投入時間和親身經驗時，應說明意見會如何使用，取得知情同意，並確保參與完全出於自願。只蒐集確有需要的資料，並為投入的時間與經驗支付公平報酬。不得以參與或一般觀眾協助為由要求診斷內容或障礙證明；參與者的意見也不能免費取代專業審閱，或代替製作團隊本來就應完成的排練。

預算可以合理限制語言、場次、裝置或場地數量，卻不能對外承諾更大範圍，再暗中依靠無償勞動、未向觀眾說明的變通辦法，或從未獲得經費也沒有排練過的備援方式。

分開計算初次準備、持續營運、擴大服務與故障成本

試行不一定便宜。它即使只服務少數場次，也可能負擔大部分初次準備費用。應清楚記錄哪些成本確實省下、哪些只是延後，以及哪些在擴大服務前會再次發生；否則，試行預算會低估長期穩定營運所需的費用。

• 初次準備：設計服務、製作首批內容、完成設定與訓練、準備公開說明，並按預定條件進行排練。
• 持續營運：每檔製作所需的編輯、審閱、排練、人力、觀眾協助、維護、授權與紀錄。
• 擴大服務：新增語言、場次、場地、字幕提供方式、裝置、觀眾協助需求與替補保障。
• 故障與復原：更換人員或設備、說明服務變化、檢討故障、完成修正並重新確認成效。

採購前比較完整的營運前提

• 報價包含、排除或限制哪些內容，哪些項目按用量計費，哪些還需要另向其他服務單位購買。
• 內容準備、審閱、排練、現場操作、觀眾協助與故障復原，需要多少有薪工時及哪些專業人員。
• 哪些場地設備、觀眾裝置、網路連線、資料儲存、匯出、刪除，以及停止使用後的資料移交仍由主辦單位負責。
• 語言、同時使用人數、場次、場地、操作人員、儲存量或服務時數增加後，費用如何變化。
• 方案包含多快、何種形式的協助；若演出中無法及時獲得外部協助，場地方必須自行復原哪些部分。
• 哪些前提已在預定使用條件下實際驗證，哪些只根據銷售示範作出推測。

簽約前訂出必須有經費保障的條件

應明確由誰統籌字幕服務、誰掌握預算、哪些專業人員負責審閱，以及誰有權縮小範圍或停止採購。最低條件應包括：內容已獲核准，主要人員與替補均已受訓，完成接近真實演出條件的排練，對外說明準確，備援方式確實可用，修正重大問題已有經費，以及服務無法持續時能夠取回所需資料、完成移交並刪除應刪除的資料。

如果主辦單位無法負擔其中任何一項，就應修改對觀眾的公開承諾，或把實施分成真正負擔得起的階段。採購不能讓團隊被迫承擔一項公開服務，卻刻意把維持它所需的營運費用排除在採購評估之外。

SurtitleLive 能夠承擔與不能承擔的部分

SurtitleLive 可以協助管理準備好的字幕內容與不同語言版本、進行審閱與投影，讓觀眾透過瀏覽器閱讀並選擇語言，以及在演出中推進字幕。它不會估算場地的人力、設備、語言、無障礙、授權、觀眾裝置、電力、網路或協助成本；不會核准內容；不提供工作人員或場地設施；不認證無障礙、勞動、隱私或採購是否合規；不保證節省費用或帶來投資報酬；也不會替主辦單位決定應購買什麼或對觀眾承諾什麼。預算仍須依據在地實際情況，並由有權調整預算與服務範圍的人負責。

相關採購與規劃指南

可透過字幕試行或全面實施？檢驗對觀眾的承諾，而不只是軟體安排實施順序；參考劇場、藝術節或歌劇團體的字幕服務，該由誰主責？明確預算與決策權限；利用導入字幕服務需要多少訓練？重點是故障復原、觀眾支援與工作交接為人員能力與交接編列費用；並依照現場演出的字幕備援與故障應變：守住對觀眾的承諾計算備援與復原安排的成本。